Personvern for Sammen

Versjon 27.06 2018

Hvem er behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen gjelder når Sammen – Studentsamskipnaden på Vestlandet behandler personopplysninger om deg.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger fra deg. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og medlemshistorikk.

All behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering er underlagt særskilte regler, blant annet i personopplysningsloven. Sammen er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med norsk lov. Datatilsynet fører tilsyn med at loven overholdes.

Hva er formålet

Formålet med informasjon vi samler inn er å kunne gi studenter og andre kunder så gode tjenester som mulig. Ved å samle inn data om deg holder vi oversikt over hvilke medlemskap, leieforhold og avtaler du har med oss.

Hva er det rettslige grunnlaget

Sammen er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern jf. norske lover. Disse gir deg rett til følgende:

  • Trekke og endre dine samtykker
  • Få personopplysninger slettet
  • Få uriktige personopplysninger slettet
  • Få innsyn i personopplysninger som er lagret.
  • Kreve at opplysninger Sammen har om deg overføres til en tredjepart som du bestemmer.
  • Klage til Datatilsynet dersom du mener Sammen ikke håndterer dine personalopplysninger på lovlig måte.

Hvilke personopplysninger behandles? 

For å kunne levere så gode tjenester som mulig til deg, samler vi inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg.

  1. Nettside: På nettsiden vår har vi informasjonskapsler (cookies) for å kjenne deg igjen, blant annet slik at når du har besøkt nettstedet vårt en gang, så skal du slippe å velge studiested hver gang du bruker nettsiden. Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som sammen.no. Når du bruker våre tjenester, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss. På nettstedet sammen.no logger vi helt anonymt informasjon om alle besøkende ved bruk av Google Analytics. Google Analytics hjelper oss bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, for statistikk, for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden, og for at vi kan tilpasse sidene optimalt til deg som bruker.
  2. Chat: For å kunne hjelpe kunden best mulig tilbyr vi chat via Messenger, både på Facebook-sidene våre og via et script på nettsiden. For å benytte deg av dette må du være logget inn på din Messenger/Facebook konto. Chat-dialogen blir automatisk lagret i Messenger, og vil være mulig å søke opp for både oss og kunden. All dialog eldre enn tolv måneder vil bli slettet.
  3. Nyhetsbrev: Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra ulike tjenester. For at vi skal sende e-post til riktig person, må vi registrere e-postadresse. Disse opplysningene deles ikke med andre virksomheter, og slettes når vi får beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta informasjon fra oss.

Hvor hentes opplysningene fra?

  • Leietakere i studentbolig: Gjennom å undertegne husleiekontrakt gir du Sammen rett til å behandle og lagre persondata.
  • Medlem hos Sammen Trening: Gjennom å undertegne treningsavtale gir du Sammen rett til å behandle og lagre persondata.
  • Brukere av Sammens helsetjenester og helsefond: De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra Sammens øvrige data. Brukere av rådgivningstjenester og kurs, gir gjennom avtale/kurspåmelding samtykke i at Sammen samler inn persondata.
  • Brukere av Sammens barnehager: Opptak skjer gjennom kommunenes barnehagesystemer, og følger kommunens retningslinjer.

Sammen vil av og til sende ut spørreundersøkelser til kunder som har registrert sin e-postadresse hos oss, med det formål å få tilbakemelding på våre tjenester.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene? 

Der du har et kundeforhold til Sammen, utover å betale semesteravgift, krever vi at du oppgir personopplysninger. Det gjelder kundeforhold som for eksempel leie av studentbolig og søknad om støtte fra helsefond. Der du må oppgi personopplysninger til oss, vil vi informere om dette spesifikt idet du inngår et kundeforhold eller søker om økonomisk støtte.

Utleveres opplysningene til tredjeparter? 

Sammen benytter seg av underleverandører for å levere, utvikle og forbedre tjenestene våre. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personalopplysninger for andre formål. Underleverandørene blir da databehandlere og Sammen forblir behandlingsansvarlige. Sammen inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar, behandler og lagrer personopplysninger fra Sammen.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Når du avslutter kundeforholdet ditt og ikke lenger benytter deg av et eller flere av Sammen sine tjenestetilbud, oppbevarer vi persondata i en begrenset periode etter at kundeforholdet er over. Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven og eventuell særlovgivning krever lagret.

Hvilke rettigheter har den registrerte?

Du kan selv påvirke hvilke personopplysninger vi skal ha om deg og hvordan vi skal bruke disse. Du kan kontakte oss om du ønsker innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret.

 

Hvordan sikres opplysningene?

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene vi innhenter og bruker er tilstrekkelig sikret. I tillegg til teknologi, jobber vi organisatorisk og med våre ansatte (kunnskap, bevisstgjøring) for å sikre at våre systemer og dine personopplysninger er sikre mot eksterne trusler og andre sårbarhetsfaktorer. 

Våre IT- og fagsystemer sikres ut fra gjeldende krav i forhold til innhold og risiko. Vi benytter IT-verktøy og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg gjennom internett til våre servere.

 

Kontaktinformasjon

Om du har spørsmål om personvernerklæringen eller annet kan du gjerne ta kontakt med oss.

Vår kontaktinformasjon er
Sammen - Studentsamskipnaden på Vestlandet, Parkveien 1, 5007 Bergen
Telefon: 55 54 50 00

E-post: Har du spørsmål om personopplysninger, kan du sende e-post til informasjon@sammen.no og merke den med "Personopplysninger".
Web: www.sammen.no