Retningslinjene

Del 1: Søknad om støtte

 1.1 Kven kan søke om støtte?

• Utstyrsfondet dekkar investeringar i utstyr for studentorganisasjonar
• Fondet er ope for alle studentorganisasjonar tilknytta Saman. Enkeltpersoner kan ikkje søke om støtte frå Utstyrsfondet.
• Me oppmodar særleg organisasjonar med avgrensa finansielle midlar å søke om støtte til innkjøp av utstyr.

 1.2 Kor mykje kan søkast om å få i støtte?

Du kan søke utstyrsfondet for inntil kr 100 000, og søknadar over denne summen vil ikkje bli behandla. Merk at maksgrensen på kr 100 000 gjeld for søkesum og ikkje innkjøpets totalsum. Både søkesum og innkjøpets totalsum skal spesifiserast i søknaden. Saman dekkar inntil 80% av innkjøpets totalkostnad.

• Maks søkesum er kr 100 000, og søknadar som ønsker å få dekka meir enn denne summen vil ikkje bli behanda.
• Saman dekker inntil 80% av investeringens kjøpesum.
• Me oppmodar mindre prosjekt til å søke om støtte.

 1.3 Kva kan ein søke støtte til?

• Innkjøp av utstyr/gjenstandar til ei studentgruppe/-idrettslag.
• Utstyret må ha ein forventa levetid på minimum eit år.
• Innkjøp av utstyret må komme til gode for studentane og helst bidra til auka aktivitet for denne gruppa.

  1.4 Kva støttast ikkje av utstyrsfondet?

1. Det blir ikkje gitt tilskot til innkjøp som allerie har blitt gjennomført, før vedtak om tildeling er mottatt.
2. Det blir ikkje gitt støtte til personlege innkjøp.
3. Det blir ikkje gitt støtte til innkjøp med kortare levetid enn minimum eit år.
4. Det blir ikkje gitt tilskot til utstyr som skal leigast ut på kommersielle vilkår.
5. Det blir ikkje gitt tilskot, eller kun delvis støtte, når søkar vurderast til å ha høg nok eigenfinansieringsevne til å gjennomføre investeringa på eigenhånd.
6. Det blir ikkje gitt støtte til enkeltpersoner. Alle søkarar må vere registrert med organisasjonsnummer.

 1.5 Korleis vurderast søknadane?

I vurderinga av alle søknadane leggjast det vekt på kor relevant innkjøpet er i forhold til utstyrsfondets formål. Utstyrsfondet ønsker å skape aktivitet for studentar på vestlandet gjennom å tilby studentforeningar og -grupper ein moglegheit til å investere i utstyr med føremålet å oppretthalde, videreutvikle, eller skape aktivitet for studentane.

Alle søknadane som blir motteke prioriterast opp mot kvarandre. I denne prosessen ligg følgjande punkter til grunn for vurderinga:

• Kor mange studentar tiltaket vil nå ut til
• Kor lenge innkjøpet/investeringen vil vere i bruk
• Kor naudsynt investeringen er for gruppa

Det blir gjort ein vurdering av søkarane sin finansielle stilling for å avgjere kor stor prosentandel av innkjøpet sin totalkostnad som utstyrsfondet eventuelt vil dekke.

 1.6 Når må innkjøpet gjennomførast?

Alle innkjøp/investeringar må gjennomføres i løpet av 2021.

 1.7 Korleis søke?

Ein søker ved å fylle ut dette skjemaet. Skjemaet sendast deretter på e-post til julie.eikeland@sammen.no innan 1. oktober 2021. Merk e-posten med «søknad utstyrsfondet». I tillegg til søknadsskjema må også fjorårets regnskap til organisasjonen ligge vedlagt.

 1.8 Spørsmål knytt til utstyrsfondet og/eller søknadsprosessen

Dersom ein har spørsmål knytt til søknadsskjema, retningslinjene, eller ønsker råd omkring søknadsprosessen kan ein ta kontakt med prosjektmedarbeidar Julie Eikeland på julie.eikeland@sammen.no, eller fylle ut dette skjemaet for å avtale eit digitalt veiledningsmøte.

Del 2: Etter at ein har fått svar på søknaden 

2.1 Når får ein svar på søknaden?

Alle søkarar kan forvente å få svar på sin søknad innen 1. november 2021.

2.2 Kva skjer dersom ein får innvilga støtte?

Dersom ein får innvilga støtte vil ein motta eit vedtaksbrev frå Saman som spesifiserer summen som har blitt innvilga. Som hovudregel vil ein få pengane utbetalt i ettertid av innkjøpet, innan ei veke etter innsendt rapport. 

Dersom gruppa ønsker pengane utbetalt i forkant av innkjøpet må dette skjemaet fylles ut. Ved å sende inn skjemaet bekrefter ein følgjande:

• At vedtaksbrevet er motteke og lest igjennom
• Plan for innkjøp av investeringen (når, kor, kva, pris)
• Bekrefte at investeringen vil bli gjennomført innan utgangen av 2021
• At ein vil sende inn rapport-skjema og kvitteringar seinast innan 3 veker etter gjennomført innkjøp, og før 31. desember 2021

2.3 Rapportering av bruk av midlar

Rapport for bruk av midlane må sendast inn til Saman seinast 3 veker etter gjennomført kjøp, og innan 31. desember 2021. Nærmare informasjon om korleis ein sender inn rapport for midlane, vil bli informert om til dei som får innvilga støtte frå utstyrsfondet. Kvittering for kjøp må vedleggjast i skjemaet. Utbetaling av midlane skjer så snart rapporten er godkjent av Saman, då kvittering for kjøp må fremvisast for å få utbetalt tilskotet. Dersom organisasjonen har behov for å få forhåndsutbetalt støtten kan dette skjemaet sendes inn i forkant av kjøpet (sjå punkt 2.2).

2.4 Konsekvensar ved brudd på utstyrsfondet sine retningslinjer

Ved brudd på fondet sine retningslinjer, reserverer Saman sin rett til å trekke tilbake pengane. Dette kan skje dersom innkjøpet ikkje kan dokumenterast med kvittering eller bankutskrift.