Personvern for Saman

Oppdatert 05.03.2020

Hvem er behandlingsansvarlig
Denne personvernerklæringen gjelder når Sammen – Studentsamskipnaden på Vestlandet behandler personopplysningene dine, og forklarer hvordan vi innhenter og behandler dem.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, IP-adresse og medlemshistorikk.

All behandling av personopplysninger, som innsamling, registrering, lagring og utlevering, er underlagt særskilte regler, blant annet i personopplysningsloven. Sammen er ansvarlig for at behandlingen skjer i samsvar med norsk lov og Datatilsynet fører tilsyn med at loven overholdes.


Hva er formålet
Formålet med informasjonen vi samler inn er å kunne gi studenter og andre kunder så gode tjenester som mulig. Ved å samle inn data om deg holder vi oversikt over hvilke medlemskap, leieforhold og avtaler du har med oss.


Hva er de registrerte sine rettigheter
Sammen er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern jf. norske lover. Disse gir deg rett til å:

  • Trekke dine samtykker
  • Få personopplysninger slettet
  • Får uriktige personopplysninger slettet
  • Få innsyn i personopplysninger som er lagret
  • Den enkelte har rett til å få utlevert personopplysningene sine og å lagre disse på en privat enhet til videre og personlig bruk.
  • Den enkelte har rett til å flytte, kopiere eller overføre personopplysningene sine fra en virksomhet til en annen
  • Klage til Datatilsynet dersom du mener Sammen ikke håndterer dine personalopplysninger på lovlig måte.


Hvilke personopplysninger behandles
For å kunne levere så gode tjenester som mulig til deg, samler vi inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg.

Dette kan være:
Fødselsnummer, navn, telefonnummer, epostadresse, postadresse, studentnummer og kjønn i forbindelse med at du registrerer deg som kunde eller bruker av våre tjenester.

Brukernavn og passord for tilgang til våre tjenester.
Betalings- og fakturainformasjon, samt informasjon om kundekonto(er).
Ved bruk av våre helsetjenester vil det kunne lagres pasientdata, men kun i våre journalsystemer. Data behandles i henhold til helselovgivningen.

  • Sammen.no
    På nettsiden vår har vi informasjonskapsler for å kjenne deg igjen, blant annet fordi du skal slippe å velge studiested hver gang du bruker nettsiden. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som sammen.no. Når du bruker våre tjenester, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss. På nettstedet sammen.no logger vi helt anonymt informasjon om alle besøkende ved bruk av Google Analytics. Dette hjelper oss til å bedre kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, for statistikk, for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden, og for at vi kan tilpasse sidene optimalt til deg som bruker.
  • Chat
    For å kunne hjelpe kunden best mulig tilbyr vi chat via Facebook Messenger. Chat-dialogen med oss vil bli lagret på Messenger, og vil være mulig å søke opp både for oss og kunden. All dialog på Messenger vil bli slettet av oss en gang i året.
  • Nyhetsbrev
    Vi har flere typer nyhetsbrev det er mulig å abonnere på. For at vi skal sende disse til riktig person, må vi registrere en e-postadresse. Disse opplysningene deles ikke med andre virksomheter, og slettes når vi får beskjed om at man ikke lenger ønsker å motta denne informasjonen fra oss.


Hvor hentes opplysningene fra
Har du et kundeforhold til Sammen utover å betale semesteravgift, oppsummerer vi under hvilke persondata vi samler inn, behandler og lagrer av de avtaler/kontrakter du har inngått.

  • Leietakere i studentbolig
    Når du undertegner en husleiekontrakt, gir det Sammen rett til å behandle og lagre din persondata.

  • Medlem hos Sammen Trening
    Når du undertegner en treningsavtale, gir det Sammen rett til å behandle og lagre din persondata.

  • Brukere av Sammen sine helsetjenester og helsefond
    De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra Sammen sine øvrige data. Brukere av rådgivningstjenester og kurs, gir gjennom avtale- og kurspåmelding Sammen rett til å behandle og lagre dine persondata.

  • Brukere av Sammen sine barnehager 
    Opptak til barnehagene skjer gjennom kommunenes barnehagesystemer, og følger kommunens retningslinjer.

Sammen sender noen ganger ut spørreundersøkelser til kunder som har registrert sin e-postadresse hos oss, med formålet om å få tilbakemelding på våre tjenester.


Er det frivillig å gi fra seg opplysningene
Har du et kundeforhold til Sammen, utover å betale semesteravgift, krever vi at du oppgir personopplysninger. Det gjelder for eksempel leie av studentbolig, medlemskap på trening og søknad om støtte fra helsefond.
I tilfellene du må oppgi personopplysninger til oss, informerer vi spesifikt om dette idet du inngår kundeforholdet eller søker om økonomisk støtte.


Utleveres opplysningene til tredjeparter

Sammen benytter seg av underleverandører for å levere, utvikle og forbedre tjenestene våre. Disse har ikke tillatelse til å benytte personalopplysninger til andre formål. Underleverandørene blir i disse tilfellene databehandlere, men Sammen forblir behandlingsansvarlige. Sammen inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar, behandler og lagrer personopplysninger fra Sammen. Eksempler på databehandlere er Exeline som drifter vårt treningssystem og Uni som drifter vårt boligsystem.


Hvordan slettes og arkiveres opplysningene
Vi tar vare på personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Deretter slettes alle opplysninger utover de opplysninger som bokføringsloven og eventuell særlovgivning (for eksempel pasientjournalloven) krever lagret.


Hvilke rettigheter har den registrerte
Du kan selv påvirke hvilke personopplysninger vi har om deg og hvordan vi skal bruke disse. Du kan kontakte oss om du ønsker innsyn i hvilke personopplysninger vi har lagret og be om sletting eller utlevering av data.


Hvordan sikres opplysningene
Vi benytter IT-verktøy og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg til våre servere.
All informasjon og alle filer lastet opp til Sammen-tjenestene blir kryptert ved opplasting til vårt datasenter i Bergen, eller hos våre driftspartnere. Konto- og bankopplysningene dine blir også kryptert før det lagres i våre databaser.


Kontaktinformasjon
Har du spørsmål angående personvernerklæringen, kontakt oss her:
Sammen - Studentsamskipnaden på Vestlandet, Parkveien 1, 5007 Bergen
Telefon: 55 54 50 00

Har du spørsmål om personopplysninger, send oss en e-post her: informasjon@sammen.no
Merk e-posten med "Personopplysninger".

Tillegg for Sammen selskapslokale sine nettsider