Retningslinjene

På denne siden finner du retningslinjene til utstyrsfondet. Vi oppfordrer alle søkere til å sette seg nøye inn i retningslinjene før de søker.

Del 1: Søknad om støtte

 1.1 Hvem kan søke om støtte?

  • Utstyrsfondet dekker investeringer i utstyr for studentorganisasjoner
  • Fondet er åpent for alle studentorganisasjoner tilknyttet Sammen. Enkeltpersoner kan ikke søke om støtte fra Utstyrsfondet.
  • Vi oppfordrer særlig organisasjoner med begrensede finansielle midler å søke om støtte til innkjøp av utstyr.

 1.2 Hvor mye kan søkes om å få i støtte?

Det er ingen maksgrense på hvor mye du kan søke utstyrsfondet om, men terskelen for å få innvilget støtte på mer enn kr 100 000 er svært høy.  Både søkesum og innkjøpets totalsum skal spesifiseres i søknaden. Sammen dekker inntil 80% av innkjøpets totalkostnad.

  • Vi anbefaler å søke om mindre enn kr 100 000.
  • Sammen dekker inntil 80% av investeringens kjøpesum.
  • Vi oppfordrer mindre prosjekter til å søke om støtte.

 

 1.3 Hva kan man søke støtte til?

  • Innkjøp av utstyr/gjenstander til en studentgruppe/-idrettslag.
  • Utstyret må ha en forventet levetid på minimum ett år.
  • Innkjøp av utstyret må komme til gode for studentene og helst bidra til økt aktivitet for denne gruppen.

  1.4 Hva støttes ikke av utstyrsfondet?

  1. Det gis ikke tilskudd til innkjøp som allerede har blitt gjennomført, før vedtak om tildeling er mottatt.
  2. Det gir ikke støtte til personlige innkjøp.
  3. Det gis ikke støtte til innkjøp med kortere levetid enn minimum ett år.
  4. Det gis ikke tilskudd til utstyr som skal leies ut på kommersielle vilkår.
  5. Det gis ikke tilskudd, eller kun delvis støtte, når søker vurderes til å ha høy nok egenfinansieringsevne til å gjennomføre investeringen på egenhånd.
  6. Det gis ikke støtte til enkeltpersoner. Alle søkere må være registrert med organisasjonsnummer.

 1.5 Hvordan vurderes søknadene?

I vurderingen av alle søknadene legges det vekt på hvor relevant innkjøpet er i forhold til utstyrsfondets formål. Utstyrsfondet ønsker å skape aktivitet for studenter på Vestlandet gjennom å tilby studentforeninger og -grupper en mulighet til å investere i utstyr med hensikt å opprettholde, videreutvikle, eller skape aktivitet for studentene.

Alle søknadene som mottas prioriteres opp mot hverandre. I denne prosessen legger følgende punkter til grunn for vurderingen:

  • Hvor mange studenter tiltaket vil nå ut til
  • Hvor lenge innkjøpet/investeringen vil være i bruk
  • Hvor nødvendig investeringen er for gruppen

Det blir gjort en vurdering av søkernes finansielle stilling for å avgjøre hvor stor prosentandel av innkjøpets totalkostnad som utstyrsfondet eventuelt vil dekke.

 

 1.6 Når må innkjøpet gjennomføres?

Alle innkjøp/investeringer må gjennomføres i løpet av 2021.

 

 1.7 Hvordan søke?

Man søker ved å fylle ut dette skjemaet. Skjemaet sendes deretter på e-post til julie.eikeland@sammen.no innen 1. oktober 2021. Merk e-posten med «søknad utstyrsfondet».  I tillegg til søknadsskjema må også fjorårets regnskap til organisasjonen ligge vedlagt.

 

 1.8 Spørsmål knyttet til utstyrsfondet og/eller søknadsprosessen

Dersom man har spørsmål knyttet til søknadsskjema, retningslinjene, eller ønsker råd omkring søknadsprosessen kan man ta kontakt med prosjektmedarbeider Julie Eikeland på julie.eikeland@sammen.no, eller fylle ut dette skjemaet for å avtale et digitalt veiledningsmøte.

 

Del 2: Etter at man har fått svar på søknaden 

2.1 Når får man svar på søknaden?

Alle søkere kan forvente å få svar på sin søknad innen den 1. november 2021.

 

2.2 Hva skjer dersom man får innvilget støtte?

Dersom man får innvilget støtte vil man motta et vedtaksbrev fra Sammen som spesifiserer summen som har blitt innvilget. Som hovedregel vil man få pengene utbetalt i ettertid av innkjøpet, innen en uke etter innsendt rapport. 

Dersom gruppen ønsker pengene utbetalt i forkant av innkjøpet må dette skjemaet fylles ut. Ved å sende inn skjemaet bekrefter man følgende:

  • At vedtaksbrevet er mottatt og lest igjennom
  • Plan for innkjøp av investeringen (når, hvor, hva, pris)
  • Bekrefte at investeringen vil bli gjennomført innen utgangen av 2021
  • At man vil sende inn rapport-skjema og kvitteringer senest innen 3 uker etter gjennomført innkjøp, og før 31. desember 2021

 

2.3 Rapportering av bruk av midler

Rapport for bruk av midlene må sendes inn til Sammen senest 3 uker etter gjennomført kjøp, og innen 31. desember 2021. Nærmere informasjon om hvordan man sender inn rapport for midlene, vil bli informert om til de som får innvilget støtte fra utstyrsfondet. Kvittering for kjøp må vedlegges i skjemaet. Utbetaling av midlene skjer så snart rapporten er godkjent av Sammen, da kvittering for kjøp må fremvises for å få utbetalt tilskuddet. Dersom organisasjonen har behov for å få forhåndsutbetalt støtten kan dette skjemaet sendes inn i forkant av kjøpet (se punkt 2.2).

 

2.4 Konsekvenser ved brudd på utstyrsfondet sine retningslinjer

Ved brudd på fondet sine retningslinjer, reserverer sammen sin rett til å trekke tilbake pengene. Dette kan forekomme dersom innkjøpet ikke kan dokumenteres med kvittering eller bankutskrift.