Intervju om digitale arrangement

Intervju fra Kaffepraten med NHH Aid og BISO Charity om digitale arrangement.

I løpet av det siste året så har studentsamfunnet vært nødt til å tenke nytt når det gjelder å arrangere sammenkomster. Alternativet til de fysiske arrangementene, har vært det digitale. Men, det er ikke alltid like lett å bare omstille seg til å arrangere et digitalt arrangement! Derfor inviterte vi NHH Aid og BISO Charity til en Kaffeprat for å lære om hvordan to store studentorganisasjoner løser dette.

Med oss i Kaffepraten hadde vi Ingrid, som er nestleder for arrangementer i NHH Aid, og Benedikte, som er leder for BISO Charity på BI campus Bergen. Da vi avholdt kaffepraten, hadde NHH Aid nylig arrangert Aksjonsuken, og BISO Charity skulle avholde det årlige Veldedighetsballet om 2 uker. Begge bistandsorganisasjonene er signeringspartner med UNICEF og samlet inn penger til dem.

Hvordan er planleggingsprosessen opp mot et digitalt arrangement i disse tider?

«Det har vært en litt stressende prosess, med tanke på at muligheten til å tilpasse seg. Jeg føler at vi ikke bare trengt en plan A og B, men resten av hele alfabetet! Det som har vært gøy i forhold til dette, har vært at vi ikke har fulgt en mal.» sier Benedikte.

Ingrid sier seg enig, og legger til at man må være flink til å se og finne nye løsninger. Hun trekker fram eksempelet om at NHH Aid startet å planlegge Aksjonsuken i oktober 2020, hvor de trodde at de kunne arrangere det fysisk med mange studenter til stede. I stedet, endte Aksjonsuken i en periode med lockdown i Bergen.

I liket med NHH Aid, startet BISO Charity tidlig med planleggingen, men tok en avgjørelse om å gjennomføre et heldigitalt ball i slutten av desember 2020. Det er tydelig at begge organisasjonene har forberedt seg godt, med forbehold om uventede endringer. En sentral faktor for begge er hjelpen fra resten av studentorganisasjonen;

«På relativt kort tid, etter en endring i restriksjonene, fikk vi omstilt oss til å gjennomføre Aksjonsaften, med god hjelp fra undergruppene på skolen. De var samarbeidsvillige og tok det på strak arm.» forteller Ingrid om gjennomføringen av Aksjonsaften, hvor studenter kan by på ulike «pakker» sammensatt av sponsorer til AID for å samle inn penger.
BISO Charity brukte også nettverket studentorganisasjonen i for å gjennomføre Veldedighetsballet. Tradisjon tro, arrangeres Veldedighetsballet som en avslutning på Næringslivsuken på BI. Undergruppene som arrangerte Næringslivsuken og Charity samarbeidet, og brukte blant annet samme digitale plattform for alle arrangementene.

Målsetningen for arrangementene har vært annerledes enn tidligere. Det er fordi det har vært andre forutsetninger for de digitale arrangementene enn det «normale». Man har lite kunnskap om de tekniske løsningene og det er få man kan spørre med erfaring. Både Ingrid og Benedikte, vektla derfor at det er bedre å legge listen litt lavere, ettersom at man ikke vet helt hva man går til.

Hvorfor er det så viktig å gjennomføre prosjektet, selv om det blir digitalt, og hvordan skapte dere engasjementet?

Ingrid nevner at det er viktig av flere grunner, blant annet å føle på tilhørigheten til studentorganisasjonen. I tillegg var det mange higet etter aktivitet, etter mange stille måneder i studentsamfunnet. Hun sier videre at det var lett å engasjere studentsamfunnet på NHH. Under Aksjonsuken opprettet de en «spleis», og arrangerte konkurranser hvor studenter og undergrupper kjempet mot hverandre, med et mål om å samle inn mest mulig penger. I tillegg, skal man ikke undergrave at motivasjonen var høy som følge av det gode formålet – skolegang for barn i Malawi.

For å bygge opp engasjementet i studentsamfunnet på BI, arrangerte BISO Charity ølsmaking og andre aktiviteter i samarbeid med undergrupper på skolen. Benedikte la vekt på at de så verdien i å få folk til å delta på digitale arrangementer i forkant av Veldedighetsballet, for å gjøre terskelen lavere for å bli med på selve ballet.

Både NHH Aid og BISO Charity har brukt sosiale medier aktivt for å skape engasjement i studentsamfunnet før og under arrangementet. En utfordring BISO Charity møtte på, var hvordan de skulle måle engasjementet rundt Veldedightsballet. I år var ballet gratis for alle, noe som gjorde at de ikke kunne se hvor mange som bandt seg til arrangementet med en billett.

Hvordan har dere motivert medlemmene i NHH Aid og BISO Charity underveis i prosessen?

Ingrid åpner med at det har gått fint å engasjere Aid, ettersom at det er studentene på første kull som er ansvarlige for Aid, som var sosialt underernært. Allikevel, blir man lei av smittesituasjonen, men ta søkte de motivasjon i felleskapet om prosjektet. Noe som har vært utfordrende er at gulroten bak gjennomføringen av et arrangement er som regel det sosiale.

Benedikte nevner at det har vært en lik holdning i Charity, men at de har hatt en ekstra utfordring i at de bare har møttes én gang fysisk. Dette leder til et oppfølgingsspørsmål;

Hvordan har det vært å ha digitale møter, og hvordan har dere løst samarbeidet?

Både Ingrid og Benedikte forteller at møtekulturen digitalt har vært god, og at det er god kultur for å ta ordet. Benedikte legger til at de har møttes i mindre grupper fysisk for å ringe bedrifter, eller at mindre digitale workshops for å forsikre at kreativiteten vedvarer. Det skal legges til at størrelsen på bistandsorganisasjonene varier; NHH har 60 engasjerte i storstyret til Aid, mens BISO Charity er nærmere 10.

Da Kaffepraten gikk mot slutten, var vi spente på om de hadde noen tips til andre studenter eller organisasjoner som skal arrangere digitale arrangementer. Ingrid og Benedikte sammenfattet fem tips basert på egne erfaringer:

  • Se alltid mulighetene, det finnes mange gode løsninger. Sett av tid, og legg til rette for å dyrke kreativiteten.
  • Bruk nettverket du har rundt deg i studentsamfunnet, enten om det er i internt i studentorganisasjonen eller eksternt (for eksempel hos Sammen Studentliv). Man må være søkende!
  • Bygg på andres erfaring av gjennomføring av lignende prosjekter.
    Konkurranser skaper engasjement, og er som regel en god suksessfaktor!
  • Bruk sosiale medier aktivt.